Bürokrasi ve Hız Arasındaki Altın Denge: Kamuda Hibrit Proje Yönetimi

Kamu sektöründe proje yönetmek, fırtınalı bir denizde gemi yüzdürmeye benzer. Bir yanda Kamu İhale Kanunu ve katı bütçe takvimleri gibi değiştiremeyeceğiniz "sabit kıyılar", diğer yanda vatandaşın veya teknolojinin hızla değişen taleplerini temsil eden "hırçın dalgalar" vardır.

Yıllarca bize "Ya Şelale (Waterfall) yöntemini kullanıp her şeyi baştan planlayın ya da Çevik (Agile) olup yolda karar verin" dendi. Ancak kamu gerçeğinde, saf bir Agile yaklaşım mevzuata takılırken, saf bir Şelale yaklaşımı ise güncelliğini yitirmiş ürünler doğuruyor.

Peki çözüm ne? Çözüm, iki dünyanın en iyi yanlarını alan Hibrit Model.

Hibrit Model Nedir?

Hibrit proje yönetimi, geleneksel yöntemin (Waterfall) planlama ve denetim disiplini ile modern yöntemlerin (Agile) üretim esnekliğini birleştirir.

Bunu bir "sandviç" gibi düşünebilirsiniz:

1. Dış Katmanlar (Waterfall): Projenin başlangıcı, bütçelenmesi, ihale süreçleri ve kapanış raporlaması.
2. İç Dolgu (Agile): Projenin fiilen geliştirildiği, kodlandığı veya üretildiği süreç.

Kamuda Hibrit Nasıl Uygulanır?

Kamuda başarılı bir hibrit yapı kurmak için şu 3 adımı izleyebilirsiniz:

1. "Ne" ve "Ne Zaman" Soruları için Şelale (Waterfall) Kamu yöneticileri ve denetçiler belirsizliği sevmez. Bu yüzden projenin ana hedeflerini, bütçesini ve ana kilometre taşlarını (milestones) geleneksel yöntemle belirleyin. İhale şartnamesini, sonucu tarif edecek şekilde yazın, yöntemi değil.

2. "Nasıl" Sorusu için Çevik (Agile) İhale tamamlandıktan sonra, yüklenici veya iç ekiple "sprint" (kısa çalışma döngüleri) mantığına geçin.

1. Örnek: 1 yıllık bir yazılım projesinde, tüm özellikleri en başta dondurmak yerine, her ay çalışan bir parçayı teslim alın. Bu, "kervan yolda düzülür" demek değildir; "kervan yolda rotayı optimize eder" demektir.

3. Raporlamada "Tercüme" Yapın Proje ekibi içeride Scrum veya Kanban kullanabilir, her sabah toplantı yapabilir. Ancak üst yönetime veya Sayıştay'a rapor verirken bu çevik terimleri kullanmak yerine, tamamlanan iş paketlerini geleneksel "ilerleme raporlarına" dönüştürün. Agile'ın "Demo"sunu, bürokrasinin "Kabul Komisyonu Toplantısı"na çevirin.

Neden Hibrit?

Çünkü kamu projelerinin güvenilirliğe, vatandaşın ise hıza ihtiyacı var. Hibrit model, mevzuatın çizdiği sınırlar içinde kalarak, değişime ayak uydurabilmenizi sağlar.

Unutmayın; kamuda inovasyon, kuralları yıkmakla değil, kuralların içinde en verimli yolu bulmakla başlar.